Determinar la forma y las condiciones de un contrato son un aspecto clave al momento de cerrar un proyecto. Actualmente son dos los modelos más utilizados en la industria: contratos por tiempo y materiales (o Time & Materials en inglés) y contratos de precio fijo.
En esta nueva era de colaboración y trabajo en equipo entre cliente y proveedor, en ThinkUp creemos que el contrato por tiempo y materiales es el más beneficioso para ambas partes por varias razones.
En este artículo te contamos más sobre esta afirmación.
¿Qué es un contrato por tiempo y materiales?
Un contrato por tiempo y materiales (también denominados con la abreviatura T&M) se caracteriza porque el cliente solo paga por el tiempo y los materiales efectivamente empleados por el proveedor en el desarrollo del proyecto.
Estos contratos se basan en prácticas modernas de desarrollo ágil y poseen una hoja de tarifas (rate card) que detalla el importe de honorarios correspondiente a cada uno de los miembros del equipo que trabajará (o podría llegar a trabajar) en el proyecto al que hace referencia. Según el criterio de la empresa, estas tarifas pueden ser por hora o diarias. Por ejemplo: Diseñadores “$X” por hora o día, Desarrolladores “$X” por hora o día.
En muchos clientes este tipo de contratos suele generar la duda de si no estarán firmando un cheque en blanco. Sin embargo, esto no es así, sino que hasta resulta ser más beneficioso para quien adquiere el servicio que un contrato de precio fijo. En los contratos por tiempo y materiales las condiciones se fijan por anticipado y su mero cumplimiento garantiza que el precio final será el correcto para el proyecto, sin excedentes.
En este tipo de contratos el precio está directamente relacionado con el esfuerzo invertido por el proveedor y garantizan absoluta transparencia en cuanto a las etapas y recursos incurridos en la realización del trabajo. Una de sus grandes ventajas es la flexibilidad para adaptarse a los cambios en proyectos que se inician de una manera y viran su planificación en cualquiera de sus etapas de desarrollo.
¿Qué es un contrato de precio fijo?
Los contratos de precio fijo, tal como su nombre lo define, son aquellos donde el valor monetario del proyecto se fija de antemano en base a una proyección de costos que estima las horas de trabajo, plazos y materiales en que se incurrirá. Estos suelen utilizarse entre empresas B2B y B2C.
Su principal ventaja es que, tanto cliente como proveedor, saben de antemano cuánto pagarán y cobrarán respectivamente al finalizar el proyecto. Sin embargo, su gran desventaja es que no siempre el costo del servicio es previsible. Esta falta de flexibilidad no es favorable para ninguna de las partes debido a que –ante la falta de precisión- una de ellas puede resultar económicamente perjudicada en la transacción. Por ejemplo, porque el proveedor subestima el costo, con la consecuente pérdida de ganancias; o porque cobra un precio demasiado alto para estar cubierto y pierde a un potencial cliente, o bien, el cliente paga más de lo necesario.
Cuándo debe usarse un contrato por tiempo y materiales
Como decíamos al inicio, elegir el modelo de contrato a implementar es una decisión estratégica de gran relevancia para cliente y proveedor. La elección correcta dependerá de las necesidades de cada proyecto y negocio.
Por ello, dedicarle tiempo de análisis a su definición es fundamental e imprescindible para alcanzar los mejores resultados. Caso contrario, cliente y/o proveedor pueden obtener un saldo negativo de la operación.
En industrias como las de TI, donde la variación del tiempo y materiales que requiere un proyecto puede variar significativamente durante su desarrollo, este tipo de contrato resulta ser el más transparente y justo para ambos actores.
En resumen, su uso es conveniente cuando existe la probabilidad de que los requerimientos o las necesidades del proyecto cambien y se necesita contar con la mayor flexibilidad.
Los contratos T&M son seguros para cliente y proveedor
El mayor temor de los clientes cuando oyen hablar de este tipo de contratos es que el proveedor prolongue la duración del trabajo innecesariamente para cobrar más. Sin embargo, la realidad sigue demostrando que esto no es así cuando se trabaja con proveedores de confianza y transparentes en su operatoria.
Los contratos T&M son seguros y, además, beneficiosos para ambas partes.
En cualquier caso, para asegurar que las condiciones serán satisfactorias para todos y el precio final justo en relación al servicio recibido, ambas partes pueden acordar de antemano los siguientes aspectos contractuales:
- Valor de la hora de trabajo: fijar un precio por rol (diseño, desarrollo, Project Manager (PM), etc.) y tiempo (día u hora según se defina) y confirmar que se mantendrá durante todo el acuerdo.
- Fijar un máximo de horas de trabajo: en base a la cantidad de horas de mano de obra que el proveedor estime para el proyecto en base a su experiencia, ambas partes pueden establecer de común acuerdo una cantidad de horas máxima. En caso que ese número se supere, el cliente puede obtener un precio preferencial por las horas extras o, incluso, no pagarlas, dependiendo de lo que se defina en el contrato.
- Margen del valor de los materiales: en el caso del valor de los materiales necesarios para el desarrollo del proyecto puede acordarse con el proveedor que el monto a pagar sea el valor neto del producto, sin margen adicional. Otra opción es que el cliente sea quien adquiera los materiales de forma directa.
- Comunicación cercana: la comunicación cercana y permanente con el proveedor es la mejor forma de asegurar la correcta asignación de tiempos y materiales. Una forma común de implementación de esto son los informes de consumo semanales que muestran la cantidad de horas y materiales incurridos y el nivel de progreso del proyecto a la fecha.
- Órdenes de cambio: en caso de que el proyecto requiera ajustes que afecten el presupuesto estimado y el cronograma de tareas (más horas de trabajo, nuevos materiales u otro), todo deberá documentarse con una orden de cambio.
Beneficios
Muchos son los beneficios de trabajar con contratos por tiempo y materiales. Estos son algunos de ellos:
- Alcance flexible: permite cambiar, agregar y/o eliminar requerimientos en cualquier momento.
- Flexibilidad en el equipo: el número de personas intervinientes puede aumentar o disminuir cuando el proyecto lo requiera.
- Comunicación fluida y permanente: los reportes semanales (o bi-semanales) de estatus permiten conocer de forma constante el nivel de progreso y esfuerzo invertido al momento.
- Mayor control por parte del cliente: al estar involucrado e informado permanentemente acerca de las acciones, los resultados y avances, puede hacer una mejor evaluación del desarrollo y la definición de los pasos a seguir.
- El equipo puede comenzar a trabajar de inmediato: a diferencia de lo que ocurre en el contrato de precio fijo, no se necesita cerrar todos los requisitos comerciales, técnicos y de producto al inicio del contrato. Incluso, se puede comenzar sin tener la certeza de todos los detalles del proyecto, ya que los mismos pueden revisarse en sesiones posteriores.
Por qué en ThinkUp elegimos trabajar con contratos T&M
En ThinkUp elegimos trabajar con contratos por tiempo y materiales porque consideramos que es la mejor forma de brindar mayor flexibilidad y transparencia en cuanto al costo de un proyecto.
A todos nuestros clientes les asignamos un equipo dedicado que trabaja de forma exclusiva con su proyecto y que es, en los hechos, el equivalente a contar con un departamento de desarrollo externo. De esta forma y mediante reuniones frecuentes, el cliente cuenta permanentemente con un estatus actualizado. Las tareas y sus tiempos de implementación se detallan por día y puede acceder a esta información en todo momento y cuando lo desee.
¿Por qué lo hacemos de esta manera? Porque creemos que este enfoque brinda la confianza y la transparencia que garantizan al cliente que está pagando por el valor verdadero del servicio y no una estimación.
En ThinkUp elegimos los contratos T&M ya que construyen un modelo de trabajo basado en la confianza, la credibilidad, la transparencia y la comunicación constante. Así es como lo vivimos y como nos gusta trabajar: en equipo con nuestro cliente.
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